Der richtige Zeitpunkt für den ersten Mitarbeiter oder das Outsourcing der Aufgaben
Aber wann ist der richtige Zeitpunkt, den ersten Mitarbeiter einzustellen oder für das Outsourcing gewisser Aufgaben?
Kurz und knapp: Der erste Mitarbeiter sollte mehr einbringen als er kostet, also alles eine Frage der Wirtschaftlichkeit. Außerdem sind Mitarbeiter eine wichtige Ressource der Unternehmensentwicklung. Ohne Mitarbeiter gibt es kein Wachstum, da die eigenen Kapazitäten nun mal begrenzt sind. Gelingt es dem Selbstständigen, in einer Stunde mehr Geld zu erwirtschaften, als er seinem Mitarbeiter in dieser Zeit zahlen muss und er ohne ihn verdient hätte, ist es wirtschaftlich sinnvoll, ihn einzustellen.
Die Einstellung des ersten Mitarbeiters stellt für jeden Selbstständigen eine wichtige Entscheidung und damit auch eine große Herausforderung dar. Damit man diese gut meistern kann, sollte man im Vorfeld ausreichend überlegen, wann der Punkt zum Handeln erreicht sein wird. Ein unmissverständliches Anzeichen sind zum Beispiel 80-Stunden-Wochen über einen längeren Zeitraum. Wer sich in dieser Situation wiederfindet, sollte schnellstens aktiv werden. Andernfalls wird früher oder später die Überlastung eintreten und man erleidet ein Burn-out. Der Zeitpunkt für den ersten Mitarbeiter liegt idealerweise etwas früher: Entweder genau in dem Moment, in dem die Arbeit ohne Unterstützung nicht mehr mit angemessenem eigenem Arbeitspensum erledigt werden kann. Ein Mitarbeiter schafft in diesem Fall Freiräume. Oder aber man hat auf einem bestimmten Gebiet zu wenig Know-how, um diese Arbeiten effektiv durchführen zu können. Szenario Nummer drei: Man hat erfolgreich die Basis geschaffen. Dann geht es darum, weiteres Wachstum voranzutreiben. Das geht dann ebenfalls nicht mehr im Alleingang. Der erste Mitarbeiter unterstützt den Wachstumsprozess.
Der Unternehmer muss sich im Klaren darüber sein, welche Aufgaben bzw. Bereiche er an den neuen Mitarbeiter abgeben möchte. Denn darauf basieren wichtige Entscheidungen. Erstens: der Umfang der Beschäftigung. Die zu vergebenden Arbeiten müssen in der dafür vorgesehenen Zeit erledigt werden und Leerlauf sollte natürlich vermieden werden. Um abschätzen zu können, wie viele Stunden pro Woche optimal sind, empfiehlt es sich, das Aufgabenspektrum zu skizzieren. Und darauf basiert in einem zweiten Schritt das Anforderungsprofil. Wer einen Mitarbeiter einstellt, will sich tatkräftige Unterstützung von der ersten Stunde an ins Haus holen und nicht zusätzliche Arbeit. Daher muss sich der Unternehmer darüber klar werden, wer der beste erste Mitarbeiter ist, was er können muss.
Eine weitere Strategie ist das Outsourcing. Es handelt sich hierbei um die Auslagerung von Aufgaben und ganzen Projekten, die zuvor innerhalb des Unternehmens realisiert wurden. Ziel des Unternehmens ist es, ihren Umsatz zu steigern, indem sie sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und dadurch Kosten einsparen können. Je gängiger die Aufgabe ist, desto leichter kann man sie outsourcen.
Laut Experten lohnt sich das für Unternehmer gleich mehrfach. Zum einen kann Outsourcing helfen, Kosten einzusparen. Wichtiger aber ist, es sichert oder steigert die Qualität einer Dienstleistung oder eines Produkts. Macht ein Selbstständiger zu viel selbst, wie zum Beispiel das Kundenmanagement und sein Tagesgeschäft, würde er irgendwann mit dem Hammer in der Hand und dem Smartphone am Ohr auf der Baustelle stehen. Das ist nicht nur unprofessionell, es vergeudet auch wertvolle und teure Zeit des Selbstständigen. Zudem könne Outsourcing für Planungssicherheit sorgen, etwa wenn ein Unternehmen wächst.
Bevor man das Outsourcing von Aufgaben beginnt, sollte man sich über folgende Punkte Gedanken machen:
Was ist das Kerngeschäft?
Die Frage nach dem Kern des eigenen Betriebs führt umstandslos zu jenen Aufgaben, die Selbstständige niemals auslagern dürfen. Wird etwa ein Koch für die Qualität seines Tiramisu kreisweit gelobt, sollte er auch in Zukunft selbst sein Tiramisu zubereiten. Bedeutet, alle bedeutenden Aufgaben sollen niemals ausgelagert werden. Aufgaben, die den Umsatz nicht steigern, kann man jedoch an Outsourcing-Partner vergeben.
Welche Aufgaben ändern sich so gut wie nie – und müssen oft wiederholt werden?
Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, die wiederkehren und sich nicht oder kaum ändern, lassen sich in der Regel gut outsourcen – wie etwa die Buchhaltung. Je gängiger eine Aufgabe ist, desto leichter lässt sich einem Partner vermitteln, was man von ihm will. Das reduziert Kosten und schützt vor Missverständnissen.
Gibt es Bereiche im Unternehmen, die professioneller laufen könnten?
Die Ehefrau erledigt die Buchhaltung, der Azubi übernimmt den Kundenservice und die Pressearbeit macht die Werkstudentin. Zu Beginn der Selbstständigkeit mag das noch funktionieren, aber sobald ein Unternehmen sich auf dem Markt etabliert hat, schadet es nicht, bestimmte Bereiche zu professionalisieren. Dadurch stellt man sicher, dass die Kunden erhalten bleiben und leichter neue dazu gewonnen werden. Bei professionellen Dienstleistern ist die Fehlerquote gering und man kann sie vertraglich fixieren. Zum Outsourcing eignen sich jedoch nur Aufgaben, die man grundsätzlich im Griff hat. Das heißt, man sollte niemals Dritte bezahlen, weil man hofft, dass diese die chaotische Arbeit günstiger erledigen.
Wie viel Aufwand würde es bedeuten, den Outsourcing-Partner einzuweisen und zu betreuen?
Sind Aufgaben identifiziert, die ausgelagert werden sollen, müssen Selbstständige abschätzen, wie viel internen Steuerungsaufwand das Outsourcing bedeuten würde. Zum Beispiel, um sich mit dem Dienstleister abzustimmen, die Qualität zu überwachen, Fehler anzusprechen und Lösungen zu finden. Viele Unternehmer unterschätzen die Organisation und das kann unter Umständen teuer werden. Auch bei kreativen und strategischen Aufgaben ist dieser Aufwand extrem hoch und schwer abschätzbar. Deshalb ist es in diesem Bereich oft effizienter und kostengünstiger, Aufgaben inhouse zu erledigen.
Was würde eine Auslagerung konkret bringen – und was eine interne Lösung?
Hat man eine Dienstleistung gefunden, die sich theoretisch gut auslagern ließe, müssen Selbstständige noch prüfen, inwieweit sich Outsourcen wirklich lohnt und zwar nicht allein im Hinblick auf die Kosten. Möchte zum Beispiel eine Teilzeitkraft die Stunden aufstocken und zusätzlich zum Kundenservice auch noch die Buchhaltung übernehmen, kann sich die interne Lösung lohnen. Selbst dann, wenn Mitarbeiter dafür weitergebildet werden müssten. Wenn man nur wenig Geld für die Weiterbildung des Personals in die Hand nehmen kann, sollte das in Schulungen fließen, die das Unternehmen kommerziell und strategisch weiterbringen.
Fazit:
Die Einstellung eines Mitarbeiters ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung: Sie muss sich rechnen. Sie ist aber zugleich mit organisatorischen und auch zwischenmenschlichen Herausforderungen verbunden. Ähnlich ist es beim Outsourcing. Outsourcing kann für manche Unternehmen sehr wertvoll sein. Besonders wenn es Aufgaben betrifft, in denen man keine Expertise hat und sich dabei Kosten und Zeit spart.
